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梨(なし)
ワーママ
東京都在住のワーキングマザー。夫と子供3人(高1男子、小5女子、小1女子)と5人暮らし。都立中学受験、都立校受験を経験。17年に及ぶ子育て経験の中で得た面白かったエピソードや、失敗談、我が家の教育費や老後の貯蓄方法なども発信していきたいと思います。

現役秘書が教える!秘書のお仕事

こんにちは。梨です。

突然ですが、私の本業は役員秘書です。
大学卒業後、弁護士事務所2か所で弁護士秘書をトータル8年ほど勤務したのち、一般企業の役員秘書を7年ほどやっています。

このブログを読んでくださっている方は、秘書ってどんなお仕事なんだろう?どうやったら秘書になれるの?やりがいは?収入はどのくらいなんだろう?など、秘書という仕事に興味を持っていらっしゃる方だと思うので、私が秘書をやってみての経験や思っていること、感想なども書いていきたいと思います。

秘書と言ってもいろんな秘書がいますが、私は現在企業の役員秘書をやっているので、今日は役員秘書について書いていきます。
(あくまでも個人の経験談なのでご参考程度に読んでみてください。)

目次

秘書の仕事内容

秘書の仕事は、企業の経営陣や管理職の業務の総合的なサポートを行うことです。

具体的に言うと忙しい役員に代わり、

  1. スケジュール管理
  2. 電話、メール応対
  3. 来客対応
  4. 会食やゴルフ場の手配
  5. ご案内状、お礼状の作成
  6. 慶弔手配
  7. 出張手配及び出張精算

などを行います。
詳しく見ていきましょう。

①スケジュール管理

スケジュール管理の方法は会社によっても違うかもしれませんが、私はOutlookでスケジュールを管理しています。
前日の夕方に翌日の予定を紙でお渡し、上司の前で「明日はこのような予定が入っています。」とスケジュールを見ながら確認します。
翌朝また上司の前で「今日はこのような予定が入っています。」と、予定を読み上げ確認します。
新しく入った予定や予定変更などの連絡事項もこの時にお伝えします。
スケジュール確認のやり方は上司によっても異なり、読み上げなくても、ただスケジュールを紙でお渡しするだけでよい方もいらっしゃいますし、Outlookに入れておけば、紙をプリントアウトしなくてもよいとおっしゃる方もいらっしゃるでしょう。
最初どのようなやり方がよいかを上司に聞いてそれに従うのが良いと思います。
私は毎日1日分の予定を前日にお渡しし、週末には2週間分の予定をお渡しし、上司の手帳にも手書きで書いています。(手帳のほうは大雑把で、社内会議が入っているときは「社内」、社外に行かれるときは行き先、来客、会食場所などを書いています。)

②電話、メール応対

忙しい上司に代わり、メールに返信したり、送ったりします。
スケジュール調整(面会や会食の日程の調整)などを社内外の方達とやりとりしています。

③来客対応

お客様を出迎えて、会議室に案内したり、お茶を出したりします。
以前は急須でお茶を入れてお客様にお出ししていましたが、最近は感染防止などの対策で先にペットボトルと紙コップを設置しておいて、終わったら片づけをしています。

④会食やゴルフ場の手配

こちらがお客様を招待する際には、会食場所を選定して予約したり、手土産を選んだりします。
お店を選ぶ際には、先方の苦手な食べ物やアレルギーなども必ず確認します。

ゴルフ場は基本は上司から指示されるので指示された場所を予約したり、メンバーを書いた紙をFAXで送ったりします。

⑤ご案内状、お礼状の作成

こちらが会食やゴルフなどに招待する時にはご案内状を作成します。
逆に会食やゴルフなどに招かれたときには、翌日以降なるべく早めにお礼状を作成します。
私は会食の翌日にはお礼状を出せるように準備しておきます。

⑥慶弔手配

秘書であれば、ご祝儀袋を書いたり、電報を送ったり、供花を手配したりなどの慶弔手配を行うので、手配する際のマナーも知っておかなければなりません。これらのマナーを学ぶのは後述する秘書検定のテキストで勉強するのがおすすめです。

⑦出張手配&経費精算

上司が国内外に出張する時には、飛行機を予約したり、ホテルを予約したり、電車を調べて出張のタイムスケジュールを作ったります。そのタイムスケジュールを見るだけで、上司がスムーズに移動できるように、必要な情報(ホテルの連絡先や飛行機の便など)を全部盛り込みます。海外出張の際は社内で申請を出さなければならない会社もあるでしょう。出張のあとは、経費精算を行います。

秘書はどうやってなる?秘書に必要な資格

秘書になるためには特別は資格は要りませんが、秘書検定は持っておくことをお勧めします。
なぜなら秘書であれば当然知っておかなければならないようなマナーや一般常識を学ぶことが出来るし、秘書のポジションに応募したときも書類通過しやすいからです。

私は就職氷河期卒で、四大卒の女子が一般企業に入るのがとても難しい時代だったので、法律事務所ならば入りやすいかな?とおもい、法律事務所の弁護士秘書の求人募集に応募して採用してもらったのですが、就職活動に有利に働くだろうと思って秘書検定2級の資格は持っていました。
秘書検定2級は面接もないですし、そこまで頑張って勉強しなくても合格できたので、秘書を目指す方は秘書検定2級は持っておくことをおすすめします。
(秘書検定は3級からありますが、履歴書に書けるのは2級からと言われています)
更に秘書検定準1級や1級などをもっておけば、さらに有利です。(準1級から面接があります)

私も今秘書の基礎を学びなおそうと思ったのと、出来れば転職したいと思っているので、秘書検定準1級を勉強中で6月に試験を受ける予定です。準1級は結構難しいですが、かなり勉強になります。

2022年の秘書検定の日程は下記のとおりです。

秘書のやりがい

秘書のやりがいは、会社の経営陣のそばで、その方達のサポートでができることだと思います。

社内外と経営陣とをつなぐコミュケーションハブとして重要なポジションです。
最近はAI秘書なども出てきてはいますが、やはりヒトでないとできない秘書の仕事はまだまだ沢山あります。

秘書の収入

勤務時間や勤務年数、勤務地によっても変わってきますが、東京だとフルタイム(1日8時間)勤務の場合、年収は300万~600万円くらいだと思います。大体400万円前後の方が多いのではないでしょうか?
秘書のスキルや経験に加え、英語等が得意だと年収アップも期待できます。
バイリンガル秘書になりたくてTOEICの点数を250点あげた方法はこちらに書きました。

秘書に向いている人

自分が第一線で働くより誰かのサポートが好きな人が秘書に向いていると思います。
また気配りが出来たり、コミュニケーション能力にも長けていると尚良いですね。

秘書としてあったほうが良い資質を思いつくまま書くとこんな感じです。もちろん私も全てを持ち合わせていませんが、常にこのようなことは意識して仕事をするようにしています。

  • 先回りして物事を考えることが出来る
  • 目配り、気配りができる
  • 正確性と丁寧さを持ち合わせている
  • コミュニケーション能力が高く親しみやすい
  • 正確で綺麗な日本語を使える
  • 冷静で落ち着いている

逆に秘書として×だと思うのは、上司の立場が偉いからと言って自分が偉いと勘違いし高圧的な態度をとる方や感情の起伏が激しい方です。
また秘書は会社の顔となるので、電話やメールなどの応対が悪いと、会社や上司のイメージダウンとなってしまいます。その点を意識して、謙虚で親しみやすい態度で接するように心がけています。

秘書の服装

プチプラで構いませんが、ハデ過ぎず、地味すぎず、清潔感のある服装が望ましいでしょう。
ネイルもハデな色でなく、肌の色に近いベージュピンクやベージュなどが良いと思います。
なかなかサロンに通う時間もないので、自宅でできるジェルネイルセットを買おうかなと検討中。

一日履いても疲れない、愛用しているパンプスです。

まとめ

いかがだったでしょうか。
ドラマなどで出てくる秘書が、知的で清楚で美人であることも多く、秘書といえばそんなイメージが定着しているかもしれません。
とても大切なポジションですし、やりがいもあると思うので、やってみたい思われるのであればチャレンジしては如何でしょうか。

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